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VII. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para la recolección y el Tratamiento de datos personales se exige que la persona natural, Titular de la información, manifieste de manera previa y expresa su consentimiento para que la Secretaría Distrital del Hábitat, a través de sus dependencias, realice el Tratamiento de sus datos. Este consentimiento se consolida en la autorización. La autorización que se requiere del Titular busca que la persona y la Secretaría Distrital del Hábitat tengan claridad en cuanto a los datos que se van a obtener, el uso que se les dará, la posibilidad de que estos sean transmitidos, transferidos o consultados por otras entidades, el tiempo que estos datos permanecerán en las bases de datos, la finalidad de su recolección y conservación.

En consonancia con lo anterior y en desarrollo de los principios de finalidad y libertad, los datos que se recolecten deben ser únicamente los pertinentes y adecuados para los fines que se persiguen, por esto los jefes de las dependencias que tienen a su cargo la recolección de datos personales para alimentar bases de datos dentro de la Secretaría Distrital del Hábitat, deberán definir cuál es la finalidad de este recaudo de manera clara y concreta y exponer las razones por las cuales esos datos son necesarios para cada caso.

En caso de que se realice algún cambio en el contenido de la presente política o en las finalidades del Tratamiento de los datos personales se deberá solicitar una nueva autorización antes de implementarlos. En cada dependencia en la que se utilicen bases de datos cuyo Tratamiento o consulta requiera autorización, se deberá definir si dentro de los datos que se necesitan están aquellos definidos como sensibles.

 

DATOS SENSIBLES

Para el Tratamiento de los datos sensibles se requerirá una autorización explícita por parte del Titular, salvo que la ley indique que esta no será necesaria; para obtenerla se deberá informar al Titular que por la naturaleza de los datos no está obligado a autorizar su Tratamiento, cuáles son los datos sensibles que se están recolectando, cuál será la finalidad de la recolección de sus datos y el Tratamiento que tendrán. En ningún caso se podrán imponer condiciones al Titular para obtener su consentimiento para que suministre datos sensibles. Se permite el Tratamiento de datos sensibles cuando sean necesarios para salvaguardar el interés vital del Titular y se encuentre incapacitado física o jurídicamente, caso en el que será el representante legal el que otorgue la autorización. Estos datos no podrán suministrarse a terceros sin autorización del Titular o su representante. Cuando los datos sensibles sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho dentro de un proceso judicial, se permitirá su uso siempre que se cuente con autorización expresa del Titular o su representante en caso de incapacidad; también se permitirá su uso cuando el Tratamiento tenga una finalidad estadística, histórica o científica pero las dependencias deberán definir y adoptar medidas para la supresión de la identidad de los Titulares.

 

DATOS DE MENORES DE EDAD

Cuando se trate de datos personales de niños, niñas y adolescentes, se asegurará el respecto de sus derechos. Por regla general está prohibido el Tratamiento de sus datos personales salvo aquellos de naturaleza pública, sin embargo, este se permite cuando el Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. En ese caso, se debe obtener la autorización por parte del representante legal del menor luego de escuchar su opinión tomando en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 

FORMATO PARA LA AUTORIZACIÓN

Cada responsable del Tratamiento de la información deberá definir los formatos que se emplearán para obtener la autorización de los Titulares, para esto tendrán en cuenta la finalidad de la información, la clase de datos que requiere, utilizará un lenguaje claro y adecuado para la población a la que se dirigirá, estos formatos deberán surtir el trámite de aprobación del Sistema de Gestión Documental y se incluirá en las respectivas Tablas de Retención Documental.

La autorización también se puede obtener mediante mecanismos predeterminados usando medios técnicos que faciliten la manifestación automatizada al Titular. Para que se entienda que la autorización cumple con los requisitos legales debe haber una manifestación escrita, oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización, el silencio no es una conducta inequívoca.

En las dependencias de la Secretaría Distrital del Hábitat se preferirá la manifestación escrita de la autorización debido a la facilidad de la conservación de este medio de prueba, sin embargo, en los casos en los que se haya obtenido de manera verbal se entenderá correctamente autorizado y se dejará constancia de ellos indicando la fecha, hora y lugar en que el Titular manifestó su voluntad frente al Tratamiento de sus datos personales.

Cuando se trate de datos personales de menores o incapaces, se requerirá que esta siempre conste por escrito. Es deber del responsable del Tratamiento indicarle al Titular al momento del otorgamiento de la autorización que podrá revocarla y cuál será el procedimiento para la supresión de sus datos de las bases que se administran por la Secretaría Distrital del Hábitat, para eso se recomienda incluir esta información en los formatos que se adopten para obtener la autorización.

 

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Una vez se reciba la solicitud de revocatoria de la autorización se procederá a su estudio en el menor tiempo posible dentro de los tiempos legalmente definidos y, de ser el caso, a la supresión de la información de la base de datos a la que se refiera la autorización.

 

EXCEPCIONES AL DEBER DE OBTENER LA AUTORIZACIÓN

No se requiere autorización cuando se trate de datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, independientemente del medio por el cual se tenga acceso, siempre que se trate de datos públicos. Tampoco cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, se trate de un caso de urgencia médica o sanitaria, el Tratamiento de la información haya sido autorizado legalmente con fines históricos, estadísticos o científicos, o sean datos relacionados con el registro civil de las personas.

 

AVISO DE PRIVACIDAD

Cuando no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de Tratamiento de la información, los responsables del Tratamiento informará al Titular, mediante un aviso de privacidad, sobre la existencia de estas políticas y la forma en que podrá acceder a las mismas de manera oportuna y a más tardar al momento de la recolección de los datos personales. Este aviso de privacidad debe contener como mínimo el nombre o razón social del responsable, los datos de contacto del mismo, el Tratamiento al cual se someterán los datos y la finalidad de este, los derechos que tiene el Titular y los mecanismos dispuestos para que conozca la política de Tratamiento de la información, así como los cambios que se realicen. Cuando se trate de datos sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar de manera expresa el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos, esto no exime al responsable, como representante de la Secretaría Distrital del Hábitat, de dar a conocer la política de Tratamiento de la información que se ha adoptado.

El aviso de privacidad y la autorización deberá conservarse mientras perduren las obligaciones que de estos deriven, para lo cual podrán emplearse medios de almacenamiento electrónicos, informáticos o tecnológicos.