Los Titulares de la información, sus causahabientes o representantes legales formularán la petición de consulta por escrito de acuerdo a la estructura del formato que cada dependencia responsable del Tratamiento defina, de esta solicitud se conservará la evidencia por los medios técnicos que se definan en el análisis de retención documental. En dicho formato se requerirá la identificación completa del Titular de la información que se solicita y la acreditación de la calidad en que hace la solicitud. La petición deberá ser radicada en la oficina de Correspondencia de la Secretaría Distrital del Hábitat y será dirigirá al Defensor del Ciudadano de la Entidad, quien la remitirá al responsable del Tratamiento inmediatamente para que la atienda, el término para dar respuesta de fondo a la solicitud es de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. En caso de que se requiera tiempo adicional, se deberá comunicar esta circunstancia al solicitante expresando los motivos por los cuales se da la demora y la fecha en que se atenderá la petición, la extensión de tiempo no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
TRÁMITE DE RECLAMACIONES
Los Titulares de la información, sus causahabientes o representantes legales, que consideren que la información contenida en el registro individual de la base de datos debe ser objeto de corrección o actualización podrán presentar reclamaciones formuladas por escrito dirigido a la Oficina de Atención al Ciudadano de la Secretaría Distrital del Hábitat.
Para las reclamaciones se requerirá que el solicitante indique como mínimo la identificación del Titular, la descripción breve y clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de comunicaciones del solicitante y, en caso de ser necesario, los anexos que soporten la solicitud.
En caso de que el escrito resulte incompleto se oficiará al interesado para que subsane las fallas, transcurrido un mes desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida se entenderá que ha desistido del trámite. Una vez recibida la solicitud completa, el responsable le informará al encargado del Tratamiento para que incluya en la base de datos la anotación “reclamo en trámite” y la naturaleza del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
Esta anotación deberá mantenerse hasta que la reclamación haya sido decidida y se incluirá en la información que se suministra a los usuarios.
Las reclamaciones se atenderán en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud completa; cuando no sea posible atender la reclamación dentro de este término se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se dará respuesta a la petición, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha del vencimiento del primer término.
Cuando la información cuya reclamación se solicita provenga de una fuente diferente a la Secretaría Distrital del Hábitat, se dará traslado del reclamo a la fuente en un término máximo de dos (2) días hábiles, la cual deberá resolver e informar la respuesta a la Secretaría Distrital del Hábitat en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, la respuesta deberá darse al Titular por parte de esta entidad en el plazo máximo de quince (15) días hábiles prorrogables por ocho (8) días hábiles más, de acuerdo con el trámite legalmente establecido.
Si la reclamación se radica directamente en la fuente de la información, cuando sea diferente a la Secretaría Distrital del Hábitat, procederá a resolver directamente el reclamo pero deberá informarle a esta entidad sobre la recepción de la reclamación dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo para que se pueda incluir la anotación de “reclamo en trámite” dentro de la base de datos, lo cual se deberá hacer dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación por parte de la fuente. Para dar respuesta a las reclamaciones se realizará una verificación completa de las observaciones hechas por el Titular, asegurándose de revisar toda la información pertinente para dar una respuesta completa al solicitante.
En caso de que el solicitante no se encuentre satisfecho con la respuesta a la petición, podrá recurrir al proceso judicial correspondiente para debatir lo relacionado con la obligación reportada como incumplida, sin perjuicio del ejercicio de la acción de tutela para amparar el derecho fundamental del hábeas data.
La acción deberá estar dirigida contra la fuente de la información la cual, una vez notificada, procederá a informar al operador, responsable y encargado del Tratamiento para que incluya la anotación “información en discusión judicial” y la naturaleza de la misma dentro de la base de datos, esta información deberá remitirla dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la notificación y el encargado del Tratamiento la incluirá en la base de datos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción de la información por parte del responsable. La anotación se mantendrá por todo el tiempo que dure el proceso y hasta que se tenga un fallo en firme.
El mismo procedimiento se seguirá cuando la fuente de la información inicie un proceso judicial contra el Titular de los datos personales con ocasión de la información suministrada. El Titular, su causahabiente o el representante legal, sólo podrá elevar quejas ante la autoridad de protección de datos por violaciones al régimen de Tratamiento de la información, cuando haya agotado el trámite de reclamación o consulta ante el responsable del Tratamiento o la fuente de la información, según sea el caso.
