La Secretaría Distrital del Hábitat, en el marco de la política de manejo de la información, asume los siguientes deberes:
COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
- Garantizar al Titular el ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data en cualquier tiempo.
- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular, de acuerdo con las condiciones establecidas en las normas.
- Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que le suministra al encargado del Tratamiento es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información y comunicar al encargado del Tratamiento sobre las novedades que se reporten frente a los datos que previamente le haya suministrado.
- Adoptar medidas para que la información que se suministra al encargado del Tratamiento se mantenga actualizada.
- Realizar las rectificaciones de la información cuando se detecte o informe que es incorrecta, comunicarle esta novedad al encargado del Tratamiento.
- Transferir y transmitir únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
- Exigir el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular a los encargados del Tratamiento y a los usuarios.
- Dar trámite a las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
- Informar al encargado del Tratamiento cuando un dato se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado reclamación y no haya finalizado su trámite.
- Ajustar y/o diseñar los procedimientos y formatos a que haya lugar en la Secretaría Distrital del Hábitat para garantizar el adecuado cumplimiento del presente documento y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración y/o manejo de la información de los Titulares.
- Seguir las instrucciones y atender los requerimientos que impartan las autoridades competentes en materia de manejo de la información y protección de datos.
COMO ENCARGADA DEL TRATAMIENTO
- Garantizar al Titular el ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data en cualquier tiempo.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar de manera oportuna las actualizaciones, rectificaciones o supresiones de los datos de acuerdo con los términos de las leyes.
- Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- Tramitar las consultar y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en las leyes.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
- Registrar en la base de datos la anotación “reclamo en trámite” de acuerdo con lo regulado en la ley.
- Incluir en la base de datos la anotación “información en discusión judicial” una vez sea notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por autoridad competente.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
- Informar a la autoridad competente la ocurrencia de violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Atender las instrucciones y requerimientos que impartan las autoridades competentes en materia de manejo de la información y protección de datos.
COMO FUENTE DE INFORMACIÓN
- Garantizar que la información que se suministra a los operadores de bancos de datos, los responsables del Tratamiento, los encargados del Tratamiento y los usuarios sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
- Reportar periódica y oportunamente las novedades respecto de los datos que previamente haya suministrado.
- Adoptar medidas para que la información que suministra se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a los responsables del Tratamiento, los operadores del Tratamiento, los operadores o los usuarios.
- Diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información a los responsables del Tratamiento, los operadores de la información, los encargados del Tratamiento y los usuarios.
- Solicitar, cuando aplique, y conservar copia o evidencia de la autorización otorgada por el Titular de la información y asegurarse de no suministrar a los operadores ningún dato cuyo suministro no esté previamente autorizado cuando la ley exija que medie autorización para la obtención y Tratamiento de esos datos.
- Certificar periódicamente que la información suministrada cuenta con la autorización que la ley exige.
- Resolver reclamos y peticiones de los Titulares de acuerdo con lo que disponen las leyes.
- Informar al responsable, el encargado o el operador de la información sobre la existencia de solicitudes de rectificación o actualización de la misma para que se incluya la anotación correspondiente en la base de datos hasta que el trámite finalice.
- Seguir las instrucciones que imparta la autoridad de control en relación con el cumplimiento de las normas relacionadas con el hábeas data y el manejo de la información.
COMO USUARIA DE LA INFORMACIÓN
- Guardar reserva sobre la información que les sea suministrada por los operadores, las fuentes de información, los responsables y encargados del Tratamiento.
- Utilizar la información a la que tiene acceso únicamente para los fines para los que le fue entregada y en los términos de las leyes.
- Informar a los Titulares sobre la utilización que le está dando a la información, cuando estos lo requieran.
- Conservar la información recibida con las medidas de seguridad para impedir su deterioro, pérdida, adulteración, uso no autorizado o fraudulento. 5. Seguir las instrucciones que imparta la autoridad de control en materia del cumplimiento de las normas relacionadas con el hábeas data y el manejo de la información.
COMO OPERADOR DE LA INFORMACIÓN
- Garantizar al Titular de la información el ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data y de petición en cualquier tiempo, brindándole la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en las bases de datos y de solicitar que esta se actualice o corrija, para esto dispondrá de herramientas para las consultas y reclamos conforme a los previsto en las leyes.
- Garantizar que en la recolección, Tratamiento y circulación de datos se respetarán los derechos constitucionales de la persona.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella de conformidad con las leyes.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimiento para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
- Solicitar certificación sobre la existencia de la autorización otorgada por el Titular a la fuente de la información o al responsable del Tratamiento cuando esta sea necesaria conforme a la ley.
- Conservar los registros almacenados con las medidas de seguridad adecuadas para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.
- Realizar la actualización y rectificación de los datos de manera periódica y oportuna cada vez que le sean reportadas novedades.
- Dar trámite a las peticiones, consultas y reclamaciones formuladas por los Titulares en los términos señalados por las leyes.
- Indicar en el registro individual de la base de datos cuándo la información, que está siendo objeto de Tratamiento o consulta, se encuentra en discusión por parte del Titular debido a una solicitud de rectificación o actualización de esta mientras el trámite no haya finalizado.
- Permitir el acceso a la información por parte de los usuarios dentro de los parámetros fijados por las leyes.
- Atender los requerimientos y seguir las instrucciones y requerimientos que impartan las autoridades de vigilancia en materia de manejo de la información.
