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VIII. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN LA SECRETARÍA DISTRITAL DEL HÁBITAT

El jefe de cada dependencia será el responsable del Tratamiento de la información, en ese sentido, deberá definir quién o quiénes serán los encargados del Tratamiento y adoptar los procedimientos para solicitar la autorización de parte del Titular de los datos personales que se requieran.

 

SUMINISTRO

La información que reúna las condiciones establecidas por las normas de protección de datos personales podrá suministrarse a:

i) Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; ii) Las entidades públicas o administrativas en el ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; iii) los terceros autorizados por el Titular o la ley.

La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular; deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso, y deberá corresponder en todo a aquella que repose en la base de datos. CONSULTA La información personal del Titular que repose en la base de datos se podrá consultar por los Titulares, sus causahabientes y los usuarios autorizados.

El encargado del Tratamiento permitirá la consulta de toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio que el responsable del Tratamiento habilite, siempre y cuando se pueda conservar prueba de esta; será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la misma, en caso de que no sea posible atender la consulta en este tiempo se informará al interesado expresando los motivos de la demora y la fecha en que será atendida la consulta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

CIRCULACIÓN

La información personal recolectada o suministrada de conformidad con lo dispuesto en las leyes de protección de datos personales podrá ser entregada de manera verbal, escrita o puesta a disposición de: i) los Titulares y las personas debidamente autorizadas por estos, así como a sus causahabientes, mediante el procedimiento de consulta; ii) a los usuarios de la información dentro de los parámetros legales; iii) a las autoridades judiciales previa orden judicial; iv) a las entidades públicas del poder ejecutivo cuando conocer dicha información corresponda al cumplimiento de sus funciones; v) a los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal o administrativa, cuando esta sea necesaria para el desarrollo de una investigación en curso; vi) a otros operadores de datos cuando medie autorización del Titular o cuando el banco de datos de destino tenga la misma finalidad que la que tiene el operador que entrega el dato o una finalidad que la comprenda; vii) a las personas que sean autorizadas por la ley.

 

TRANSFERENCIA

Se permite la transferencia de datos personales a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos de acuerdo con los estándares fijados por la Autoridad de Página 17 de 21 Protección de Datos sobre la materia, que en ningún caso podrán ser inferiores a los que la normatividad nacional establece; la transferencia a países que no acrediten estos estándares está prohibida, salvo que se trate de: i) información cuya transferencia haya sido expresa e inequívocamente autorizada por el Titular; ii) intercambio de datos de carácter médico por razones de salud o higiene pública y así lo exija el Tratamiento del Titular; iii) transferencias bancarias o bursátiles conforme a la legislación aplicable; iv) transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los que la República de Colombia sea parte y con fundamento en el principio de reciprocidad; v) transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y la Secretaría Distrital del Hábitat, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre que se cuente con autorización del Titular; vi) transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el ejercicio, reconocimiento o defensa de un derecho dentro de un proceso judicial.

 

TRANSMISIÓN

La transmisión de datos personales dentro del Tratamiento de la información implica la comunicación de los datos suministrados y autorizados por el Titular, para que quien los reciba realice un nuevo Tratamiento con los datos que le han sido remitidos. La transmisión debe ser autorizada por el Titular y la Secretaría Distrital del Hábitat, a través de los responsables, debe informarle a cuáles entidades pueden ser transmitidos sus datos y cuál será la finalidad de dicha transmisión. Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre la Secretaría Distrital del Hábitat y un encargado para permitir que este realice el Tratamiento por cuenta de la entidad, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando la relación se de en el marco de un contrato de transmisión de datos personales. El contrato de transmisión de datos personales que suscriba la Secretaría Distrital del Hábitat, en su roll de responsable del Tratamiento, con una persona natural o jurídica que se desempeñe como encargada para adelantar el Tratamiento de datos personales bajo el control y responsabilidad de la entidad, contendrá la delimitación del alcance del Tratamiento, las actividades que el encargado está autorizado a realizar, se definirán las obligaciones de ambas partes con el Titular de la información y se comprometerán a dar aplicación a la presente política de Tratamiento de la información ajustándose a los límites definidos por el Titular al momento de entregar sus datos personales.