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VI. DEBERES DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DEL HÁBITAT

La Secretaría Distrital del Hábitat, en el marco de la política de manejo de la información, asume los siguientes deberes:

 

A) COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

1. Garantizar al Titular el ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data en cualquier tiempo.

2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular, de acuerdo con las condiciones establecidas en las normas.

3. Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información que le suministra al encargado del Tratamiento es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información y comunicar al encargado del Tratamiento sobre las novedades que se reporten frente a los datos que previamente le haya suministrado.

7. Adoptar medidas para que la información que se suministra al encargado del Tratamiento se mantenga actualizada.

8. Realizar las rectificaciones de la información cuando se detecte o informe que es incorrecta, comunicarle esta novedad al encargado del Tratamiento.

9. Transferir y transmitir únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.

10. Exigir el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular a los encargados del Tratamiento y a los usuarios.

11. Dar trámite a las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

12. Informar al encargado del Tratamiento cuando un dato se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado reclamación y no haya finalizado su trámite.

13. Ajustar y/o diseñar los procedimientos y formatos a que haya lugar en la Secretaría Distrital del Hábitat para garantizar el adecuado cumplimiento del presente documento y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

14. Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos.

15. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración y/o manejo de la información de los Titulares.

16. Seguir las instrucciones y atender los requerimientos que impartan las autoridades competentes en materia de manejo de la información y protección de datos.

 

B) COMO ENCARGADA DEL TRATAMIENTO

1. Garantizar al Titular el ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data en cualquier tiempo.

2. Conservar la información bajo condiciones de seguridad para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

3. Realizar de manera oportuna las actualizaciones, rectificaciones o supresiones de los datos de acuerdo con los términos de las leyes.

4. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

5. Tramitar las consultar y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en las leyes.

6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

7. Registrar en la base de datos la anotación “reclamo en trámite” de acuerdo con lo regulado en la ley.

8. Incluir en la base de datos la anotación “información en discusión judicial” una vez sea notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por autoridad competente. 10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.

11. Informar a la autoridad competente la ocurrencia de violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los Titulares.

12. Atender las instrucciones y requerimientos que impartan las autoridades competentes en materia de manejo de la información y protección de datos.

 

C) COMO FUENTE DE INFORMACIÓN

1. Garantizar que la información que se suministra a los operadores de bancos de datos, los responsables del Tratamiento, los encargados del Tratamiento y los usuarios sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.

2. Reportar periódica y oportunamente las novedades respecto de los datos que previamente haya suministrado.

3. Adoptar medidas para que la información que suministra se mantenga actualizada.

4. Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a los responsables del Tratamiento, los operadores del Tratamiento, los operadores o los usuarios.

5. Diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información a los responsables del Tratamiento, los operadores de la información, los encargados del Tratamiento y los usuarios.

6. Solicitar, cuando aplique, y conservar copia o evidencia de la autorización otorgada por el Titular de la información y asegurarse de no suministrar a los operadores ningún dato cuyo suministro no esté previamente autorizado cuando la ley exija que medie autorización para la obtención y Tratamiento de esos datos.

7. Certificar periódicamente que la información suministrada cuenta con la autorización que la ley exige.

8. Resolver reclamos y peticiones de los Titulares de acuerdo con lo que disponen las leyes.

9. Informar al responsable, el encargado o el operador de la información sobre la existencia de solicitudes de rectificación o actualización de la misma para que se incluya la anotación correspondiente en la base de datos hasta que el trámite finalice.

10. Seguir las instrucciones que imparta la autoridad de control en relación con el cumplimiento de las normas relacionadas con el hábeas data y el manejo de la información.

 

D) COMO USUARIA DE LA INFORMACIÓN

1. Guardar reserva sobre la información que les sea suministrada por los operadores, las fuentes de información, los responsables y encargados del Tratamiento.

2. Utilizar la información a la que tiene acceso únicamente para los fines para los que le fue entregada y en los términos de las leyes.

3. Informar a los Titulares sobre la utilización que le está dando a la información, cuando estos lo requieran.

4. Conservar la información recibida con las medidas de seguridad para impedir su deterioro, pérdida, adulteración, uso no autorizado o fraudulento. 5. Seguir las instrucciones que imparta la autoridad de control en materia del cumplimiento de las normas relacionadas con el hábeas data y el manejo de la información.

 

E) COMO OPERADOR DE LA INFORMACIÓN

1. Garantizar al Titular de la información el ejercicio pleno y efectivo del derecho de hábeas data y de petición en cualquier tiempo, brindándole la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en las bases de datos y de solicitar que esta se actualice o corrija, para esto dispondrá de herramientas para las consultas y reclamos conforme a los previsto en las leyes.

2. Garantizar que en la recolección, Tratamiento y circulación de datos se respetarán los derechos constitucionales de la persona.

3. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella de conformidad con las leyes.

4. Adoptar un manual interno de políticas y procedimiento para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

5. Solicitar certificación sobre la existencia de la autorización otorgada por el Titular a la fuente de la información o al responsable del Tratamiento cuando esta sea necesaria conforme a la ley.

6. Conservar los registros almacenados con las medidas de seguridad adecuadas para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.

7. Realizar la actualización y rectificación de los datos de manera periódica y oportuna cada vez que le sean reportadas novedades.

8. Dar trámite a las peticiones, consultas y reclamaciones formuladas por los Titulares en los términos señalados por las leyes.

9. Indicar en el registro individual de la base de datos cuándo la información, que está siendo objeto de Tratamiento o consulta, se encuentra en discusión por parte del Titular debido a una solicitud de rectificación o actualización de esta mientras el trámite no haya finalizado.

10. Permitir el acceso a la información por parte de los usuarios dentro de los parámetros fijados por las leyes.

11. Atender los requerimientos y seguir las instrucciones y requerimientos que impartan las autoridades de vigilancia en materia de manejo de la información.