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La Ventanilla Única de la Construcción: una herramienta al servicio del sector que construye en Bogotá

Por: ManoloV
Publicado el: 27 Abril 2021
Sergio Martinez

Entrevista a Sergio Andrés Martínez Bilbao, Subdirector de apoyo a la construcción en la Secretaría del Hábitat.

Entrevistamos a Sergio Andrés Martínez Bilbao, quien actualmente se desempeña como subdirector de apoyo a la construcción dentro de la Secretaría del Hábitat. En sus manos ha estado la tarea de dirigir la potenciación de la Ventanilla Única de la Construcción (VUC), una herramienta digital que cada vez gana más importancia dentro del sector de la infraestructura al convertirse en una alternativa y un alivio para simplificar y acelerar los trámites.

Él es arquitecto de la Universidad Pontificia Bolivariana con especialización en administración de empresas de la Universidad del Rosario y  ha trabajado por más de 20 años en proyectos de vivienda a gran escala. Uno de ellos, el referido a la reconstrucción del eje cafetero. También  ha desempeñado importantes labores en entidades como la Empresa de Vivienda de Antioquia (VIVA), el Instituto Social de Vivienda y Hábitat de Medellín ISVIMED y el Ministerio De Vivienda.

¿Qué es la VUC y para qué sirve?

Es una plataforma tecnológica donde se hacen los trámites de la cadena de urbanismo y construcción de manera virtual. Cualquier constructor y promotor de Bogotá puede acceder a esta y explorar los diferentes servicios virtuales. Adicionalmente, cuenta con la mesa de soluciones que agrupa a un grupo de profesionales que ayudan a llevar de la mejor manera sus procesos. Como cada trámite tiene una serie de requisitos y asuntos que cumplir, lo que hace la mesa es garantizar que el constructor lo haga de manera apropiada.

¿Desde cuándo existe esta herramienta?

Empezó su desarrollo con una iniciativa llamada “Trámite Fácil”. En 2019 se lanzó la versión 2.0 con algunas mejoras y logrando que fuera más intuitiva y cercana al usuario. Además. aquí se concentran la mayoría de los trámites de la cadena de urbanismo y construcción de forma automatizada.  De 61 trámites que se deben hacer ante la Secretaría del Hábitat, 50 ya están dentro de la plataforma.

¿Qué se puede destacar a la fecha en materia de resultados de la VUC?

Hoy son más de 10.200 usuarios activos de la Ventanilla, entre ellos una entidad de orden regional, una de orden nacional, 28 distritales, 7 privadas y 20 alcaldías locales; sumando más o menos, a 1.400 funcionarios activos. Adicionalmente hay 7.200 personas naturales y 2.900 personas jurídicas.

Dentro de la ventanilla hay 850 constructoras, de las cuales el 14% usan la mesa de soluciones. Solo en 2020 hubo más de 197.000 consultas electrónicas y entre los años 2016 y 2020 se llevaron a cabo más de 3.700 trámites. Desde la Secretaría del Hábitat hacemos una reducción real del trámite en 35% a todo el proceso que hay que iniciar para poder llegar al buen término de la licencia y de la entrega del inmueble.

También tenemos 14 planes parciales dentro de la ventanilla y el 66% de lo que se licencia en el Distrito Capital. Estamos ahorrándole a todos los que tienen que ver con construcción 60.000 millones de pesos año. Estamos moviendo la economía de la ciudad, cosa que en pandemia y pospandemia, se volvió de vital importancia.

¿Qué estrategias han diseñado y ejecutado desde la dependencia para aumentar el número de usuarios de la VUC?

Además de que tenemos una relación muy cercana con los 850 constructores que usan la VUC, hacemos un seguimiento muy detallado de los trámites que tiene cada proyecto. Conocemos por nombre propio a las personas de las constructoras. Tenemos una capacidad de habilidades blandas para tratar con el constructor y con las entidades. Esas habilidades nos permiten incrementar el número de usuarios. El año pasado duplicamos el número de proyectos. Ahora compañías muy grandes nos están buscando y parte de la fórmula del éxito es la cercanía, las habilidades y la efectividad del equipo de la VUC.  Hoy, el constructor que entra al sistema sabe que sus trámites se desarrollan más rápido.

¿Qué tan cerca estamos de llegar a una digitalización total de estos trámites y cómo ve el camino para alcanzar esa meta?

Todavía hay mucha resistencia. Esto debido a que se tiene una sensación de pérdida de control  al no tener la carpeta sobre el escritorio, por eso tratamos de inculcar a las personas involucradas con la VUC la cultura del no papel y de la virtualidad. Había entidades que hasta hace poco pedían los planos en formatos impresos y ahora lo están viendo en pantalla y pueden hacer las correcciones en la misma.

Esa migración no es fácil porque la gente piensa que  será reemplazada por un computador y eso no es cierto, lo que hacemos es facilitar una herramienta de gestión y revisión de manera automática de esos trámites de la cadena de urbanismo. También hay barreras tecnológicas porque hay entidades que tienen problemas porque no tienen los equipos o dificultades con sus gestores documentales. Lo que nosotros ofrecemos es un paquete completo tanto para la entidad como para los constructores. La Ventanilla ha adquirido una credibilidad que hace que las entidades nos busquen para automatizar procesos.

¿Qué viene para la VUC en el mediano plazo?

Tenemos varios retos: montar el banco distrital de materiales, montar la curaduría social y adicionalmente seguir bajando los tiempos de trámite. Buscaremos encontrar nuevos socios, ya el tema reputacional de estar dentro de la Ventanilla se volvió importante.

Además, este año queremos montar la ventanilla en su versión 3.0. Estamos desarrollando nuevos servicios junto a importantes aliados como el Instituto Agustín Codazzi, la Cámara de Comercio, el Ministerio de la TIC. También buscaremos una mayor articulación con diferentes entidades del sector. Hemos trabajado junto a la empresa Metro que toma información de la VUC para sus procesos o la Secretaría de Educación con sus distintos proyectos.

¿Qué les diría a quienes faltan unirse a la VUC?

La Ventanilla Única de la Construcción es una herramienta que tiene un reconocimiento local y nacional. Hasta hemos sido invitados a contar esta experiencia  a nivel latinoamericano.  Esta es una opción cuyo gran logro ha sido bajar los tiempos de gestión de los trámites de una manera amable y profesional. Igualmente, este es un recurso para fortalecer el tema anticorrupción, pues al estar montado en una plataforma a la vista de todo el mundo, el constructor tiene una confianza de que lo que se está haciendo, se está haciendo bien. Todas las constructoras son bienvenidas.

Para acceder a la VUC, puede entrar a través de los buscadores de Internet mediante la página https://vuc.habitatbogota.gov.co/ o escribir al correo institucional vuc@habitatbogota.gov.co donde puede enviar todas sus inquietudes.

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